Plan
Definieren Sie den Zweck, den Umfang, die Kriterien, den Zeitpunkt, die Standorte, die Abteilungen, die Auditmethode und das Team.
FlinkISO · Kostenloses Open-Source-QMS
Auditmanagement nach ISO 9001
Planen Sie das Audit, durcharbeiten Sie kontrollierte Checklisten, erfassen Sie die Ergebnisse und konfigurieren Sie das Modul um Ihren eigenen QMS-Workflow.
Document-Backed und konfigurierbar
Ein Audit-Record, wobei jede Checkliste und jeder Befund im Kontext gehalten werden
Das Prüfungsprogramm und der Prüfungsplan sind die übergeordneten Datensätze für die Prüfung und geben den anwendbaren Standard, die Art der Prüfung, die Risikopriorität, das Ziel, den Umfang, die Kriterien, die Daten, die Standorte, die Abteilungen, den leitenden Auditor, das Prüfungsteam, den geprüften Vertreter und den aktuellen Status an.
Audit Checkliste und Auditbefunde sind verknüpfte Child Document Forms. Jeder verwendet sein eigenes kontrolliertes Dokument, generiertes HTML-Formular, Datenbanktabelle, Datensatzverlauf und API-editierbare JSON-Definition, während er mit dem übergeordneten Audit verbunden bleibt.
Ein verbundener Auditzyklus
Planung, Durchführung, Berichterstattung und Abschluss
Status ist mehr als ein Label. Es kontrolliert, welche Teile des Audits verfügbar sind, wenn die Arbeit voranschreitet.
Zeitplan
Bestätigen Sie die Teilnehmer und stellen Sie die kontrollierte Audit-Checkliste zur Vorbereitung zur Verfügung.
Perform
Aufzeichnung von klauselbasierten Fragen, objektiven Beweisen, Proben, Interviewpartnern und Ergebnissen.
Bericht & Abschluss
Herausgabe von Feststellungen, Erfassung von Antworten und Nachweisen, Überprüfung der Wirksamkeit, Abschluss und Genehmigung des Audits.
Drei kontrollierte Aufzeichnungen
Wie das Audit-Modul aufgebaut ist
Auditprogramm und Zeitplan
Das übergeordnete Dokument und Formular. Es steuert Planungsinformationen, Verantwortung, Status, bedingte Registerkarten und den Zugriff auf verknüpfte Audit-Aufzeichnungen.
Prüfliste
Ein Child Document Form für wiederholbare Klausel- oder Anforderungsprüfungen, Auditfragen, Beweise, Musterreferenzen, Ergebnisse, Auditor und Abschlussdatum.
Prüfungsfeststellungen
Ein Child Document Form für Befunde, nicht erfüllte Anforderungen, verantwortliche Personen, Korrektur, auditierte Reaktion, Abschlussnachweise, Überprüfung und Wirksamkeit.
Beispiel eines Sichtbarkeitsmodells
Zeigen Sie die richtige Arbeit am richtigen Status
Administratoren können diese Regeln ändern. Die mitgelieferte Konfiguration zeigt einen praktischen Audit-Flow nach ISO 9001.
| Status | Hauptformlappen | Kinderdokumente | Typische Arbeiten |
|---|---|---|---|
| Entwurf | Ziel, Anwendungsbereich, Kriterien und Referenzdokumente | Versteckt | Entwickeln Sie den Auditplan, bevor Sie operative Aufzeichnungen veröffentlichen. |
| Geplant | Plantafeln | Prüfliste | Erstellen Sie die Checkliste und bestätigen Sie die Auditvereinbarungen. |
| Im Gange | Plantafeln | Prüfliste und Prüfungsfeststellungen | Führen Sie das Audit durch, bewahren Sie Beweise auf und bringen Sie Ergebnisse hervor. |
| Berichterstattung | Planungs-Tabs und Fazit | Prüfliste und Prüfungsfeststellungen | Füllen Sie den Bericht, die Antworten, die Überprüfung und die Schlussfolgerung aus. |
| Geschlossen | Planungs-Tabs und Fazit | Prüfliste und Prüfungsfeststellungen | Bewahren Sie die abgeschlossenen kontrollierten Aufzeichnungen und die Genehmigungshistorie auf. |
| Storniert | Plantafeln | Versteckt | Halten Sie den abgesagten Zeitplan ein, ohne die Betriebsarbeiten zu öffnen. |
Field Access kann der Verantwortung folgen
Jedes Feld kann vom Ersteller, Vorbereiter, Genehmiger oder einem Mitarbeiter bearbeitet werden, der in einem Verantwortungsfeld ausgewählt wurde, z. B. Lead Auditor, Auditor, Responsible Person oder Verified By. Administratoren können ausgewählte Bezeichnungen auch bearbeiten; andere Benutzer sehen dieses Feld als deaktiviert an, auch wenn sie den Datensatz öffnen können.
Konfiguration ohne separate Codegabel
Konfigurieren und Rekonfigurieren des installierten Moduls
Das installierte Auditmodul basiert auf den gespeicherten Formulardefinitionen: Verwenden Sie die Modulkonfigurationsseite und die Formularerstellungs-API, um das Hauptformular und beide Child Document Forms zu aktualisieren.
Rebuild von Saved JSON
Nach Struktur- oder Layoutänderungen regeneriert Rebuild Module das Hauptformular und die verknüpften Formulare aus den gespeicherten Definitionen, während die vorhandenen benutzerdefinierten Tabellendatensätze verbunden bleiben.
- Öffnen Sie das Auditprogramm und den Zeitplan in benutzerdefinierten Formularen.
- Verwenden Sie das Hauptformular, um Felder hinzuzufügen, zu entfernen, anzuordnen oder zu aktualisieren.
- Setzen Sie Feldbeschriftungen, Beziehungen, erforderliche Werte, Standardwerte und rollen- oder bezeichnungsbasierten Bearbeitungszugriff.
- Verwenden Sie die Tab-Konfiguration, um Tabs bei Hinzufügen oder Bearbeiten auszublenden und die statusbasierte Sichtbarkeit für Tabs und Child Document Forms zu definieren.
- Öffnen Sie Formulare für Kinderdokumente, um Audit-Checkliste und Audit-Ergebnisse unabhängig voneinander zu führen.
- Speichern Sie die Definitionen, wählen Sie Rebuild Module und testen Sie Add, Edit und View mit jedem relevanten Status und einem normalen Benutzerkonto.
Vor einem Produktionsumbau: Überprüfen Sie die gespeicherte JSON und nehmen Sie die Datenbanksicherung, die für Ihre Änderungskontrollprozedur erforderlich ist. Rebuild nach Formularstrukturänderungen; E-Mail- und Aufgabenregeln werden von ihren eigenen Konfigurationsregisterkarten gespeichert.
Meldungen
Hinzufügen von E-Mail-Triggern zu einem Auditformular
Erstellen Sie Regeln für das Elternaudit, die Checkliste oder das Befundformular entsprechend dem Ereignis und der Zielgruppe, die die Nachricht benötigen.
- Öffnen Sie die Konfigurationsseite des erforderlichen Formulars und wählen Sie E-Mail-Auslöser.
- Wählen Sie aus, wann die Regel ausgeführt wird: Datensatz erstellt, Datensatz aktualisiert, Datensatz gelöscht, Feldwert geändert oder Datumserinnerung.
- Wählen Sie für eine Feldregel das Feld, die Bedingung und den Zielwert und für eine Erinnerung das Datumsfeld und die Anzahl der Tage davor.
- Wählen Sie Empfänger aus: Administratoren, Abteilungs-HoDs, Personen aus relevanten Niederlassungen, Abteilungen oder Benennungen, ein Mitarbeiter- / Benutzerfeld aus dem Audit-Datensatz oder benannte Mitarbeiter.
- Wählen Sie die sofortige oder verspätete Zustellung, unterdrücken Sie optional wiederholte Nachrichten und entscheiden Sie, ob Sie die Person ausschließen möchten, die das Ereignis verursacht hat.
- Schreibe den Betreff und den Textkörper, aktiviere die Regel und speichere sie. Verwenden Sie Alle Regeln und das Lieferprotokoll, um Konfiguration und Lieferung zu überprüfen.
Nachrichten können Werte wie z.B. {{module.name}}, {{record.id}}, {{record.FIELD_NAME}}, {{changes.FIELD_NAME.old}}, {{changes.FIELD_NAME.new}}, {{actor.name}} und {{reminder.target_date}}.
Zugeordnete Folgemaßnahmen
Erstellen von Auditaufgaben aus Datensatzbedingungen
Eine Aufgabenregel verwandelt eine sinnvolle Auditbedingung in zugewiesene Arbeit mit einem Zieldatum und einer Dashboard-Sichtbarkeit.
- Öffnen Sie die Konfiguration des erforderlichen Auditformulars und wählen Sie Aufgaben erstellen.
- Wählen Sie das Mitarbeiterfeld aus, das den Beauftragten identifiziert, z. B. leitender Auditor, Auditor oder verantwortliche Person.
- Wählen Sie ein auswahlbasiertes Zustandsfeld, den Vergleich und den Wert, der die Aufgabe erstellt.
- Wählen Sie das Datumsfeld aus, das als Zieldatum der Aufgabe verwendet wird.
- Schreiben Sie die Aufgabennachricht, wählen Sie Publish und speichern Sie die Regel.
Wenn die gespeicherte Bedingung erfüllt ist, wird die Aufgabe dem Mitarbeiter zugewiesen, auf den durch den Datensatz verwiesen wird, erscheint auf dem Dashboard dieses Mitarbeiters und sendet die Aufgabenbenachrichtigungs-E-Mail. Erstellen Sie keinen zweiten E-Mail-Trigger für dieselbe Aufgabenbedingung, es sei denn, eine andere Zielgruppe oder Nachricht ist erforderlich.
Genehmigungen und Freigabe
Vervollständigen Sie den Workflow mit den benannten Genehmigungsschritten
Wählen Sie einen Genehmigungsprozess
Jeder konfigurierte Schritt zeigt seinen eigenen Namen an und kann den entsprechenden Reviewer, HoD, Genehmiger, Benennung oder Benutzer anfordern.
Kontrollbeteiligung
Kombinieren Sie Tabellenberechtigungen, Genehmigungsrollen und feldspezifische Editor- oder Benennungsregeln, damit jeder Teilnehmer nur die ihm zugewiesenen Informationen ändern kann.
Bewahren Sie die Beweise auf
Bewahren Sie Kommentare, vorbereitete und genehmigte Identitäten, Genehmigungshistorie, kontrollierte Dokumente und verknüpfte Kinderakten mit dem Audit auf.
Sofort einsatzbereit. Flexibel anpassbar.
Verfügbare Module
Diese leicht verfügbaren Formulare werden innerhalb des Systems ohne Codierung erstellt. Ähnlich wie bei diesen Formularen können Sie Ihre eigenen Formulare & Module on-the-fly ohne Hilfe von Experten und mit Null-Codierung erstellen.
Sie können alle diese vorhandenen Module und Formulare ohne Codierung anpassen. Sie können Felder hinzufügen / entfernen, Feldstandorte ändern, die Größe ändern, Felder auf der Indexseite ausblenden / anzeigen, Benutzer vom Bearbeiten von Feldern einschränken usw. Sie können auch Ihre eigenen Geschäftsregeln, E-Mail-Benachrichtigungen, benutzerdefinierte Benachrichtigungen und Aufgaben hinzufügen und vieles mehr.
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Weitere Funktionen
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Wir verwenden FlinkISO seit etwa einem Jahr und es ist zu einem wichtigen Werkzeug für die Verwaltung unseres QMS für ISO 9001 und ISO 27001.
Die Plattform ist leistungsstark und dennoch einfach zu navigieren, schnell zu verstehen und praktisch für die tägliche Arbeit. Der Teamsupport ist auch hervorragend: schnell, reaktionsschnell und wirklich hilfreich, wann immer wir ihn brauchen.
Insgesamt ist es eine sehr zuverlässige Lösung und nach unserer Erfahrung eines der besten QMS-Tools, die heute verfügbar sind.
Das FlinkISO Online System hat sicherlich unser Geschäft revolutioniert, es ermöglicht uns sicherlich, "intelligenter, nicht härter" zu arbeiten.
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