Das Teilen bestimmt, wer auf ein kontrolliertes Dokument und dessen zugehöriges Formular zugreifen kann. Wenden Sie den Zugriff auf Dokumentebene mithilfe von Organisationsgruppen oder einzelnen Benutzern an und kombinieren Sie ihn dann mit Rollenberechtigungen.
Teilen eines Dokuments
- Öffnen Sie das kontrollierte Dokument und suchen Sie das Freigabe- oder Verteilungsfeld.
- Wählen Sie die erforderlichen Standorte oder Zweigstellen, Abteilungen und Bezeichnungen aus.
- Hinzufügen einzelner Benutzer, wenn der Zugriff nicht über eine Organisationsgruppe ausgedrückt werden kann.
- Speichern Sie die Sharing-Änderungen und überprüfen Sie sie mit einem Nicht-Administrator-Konto.
Zusammenarbeit bei ONLYOFFICE
Benutzer mit Zugriff können das Dokument im integrierten Editor öffnen. Co-Authoring und Kommentare sind entsprechend der Editor-Konfiguration verfügbar. Verwenden Sie Track-Änderungen, wenn vorgeschlagene Änderungen überprüft werden müssen, bevor sie Teil des kontrollierten Dokuments werden.
Verteilung der Überprüfungen
- Entfernen Sie den Zugriff, wenn sich die Verantwortlichkeiten ändern.
- Verwenden Sie die individuelle Freigabe nur dann, wenn die Gruppenfreigabe nicht angemessen ist.
- Überprüfen Sie den Genehmigungs- und Veröffentlichungszustand des Dokuments vor der breiten Verteilung.
- Bestätigen Sie verknüpfte benutzerdefinierte Tabellenberechtigungen, wenn ein freigegebenes Dokument ein generiertes Formular hat.
Teilen ist nicht dasselbe wie Genehmigung. Das Teilen macht den Datensatz verfügbar; ein Genehmigungsprozess steuert die Entscheidungs- und Veröffentlichungssequenz.