Ein kontrolliertes Dokument ist das Zentrum eines FlinkISO-Datensatzes. Es trägt seine Dokumentnummer, Revision, Ausgabedetails, Eigentümer, Standard- und Klausellinks, Freigaberegeln, Genehmigungen und jedes generierte HTML-Formular.
Vorbereitung der Dokumentstruktur
- Erstellen Sie Dokumentkategorien, die der Art und Weise entsprechen, wie das QMS Richtlinien, Verfahren, Formulare und Datensätze klassifiziert.
- Bestätigen Sie, dass Standards und Klauseln verfügbar sind.
- Bestätigen Sie, dass Mitarbeiter und Benutzer für vorbereitete, genehmigte und ausgestellte Verantwortlichkeiten existieren.
- Bereiten Sie die Office-Datei oder Vorlage vor, die zum kontrollierten Dokument wird.
Hinzufügen eines kontrollierten Dokuments
- Öffnen Sie Dokumente und wählen Sie Add.
- Geben Sie den Titel, die Dokumentnummer, die Revision, die Kategorie, den Standard, die Klausel und die Prozesslinks ein.
- Wählen Sie vorbereitete, genehmigte und ausgestellte Mitarbeiter nach Bedarf aus.
- Laden Sie die Office-Datei hoch oder erstellen Sie das Dokument aus einer verfügbaren Vorlage.
- Set-Sharing und alle Genehmigungsanforderungen, dann speichern.
Zusätzliche und verknüpfte Dokumente
Fügen Sie unterstützende Dateien bei, wenn sie zum Datensatz gehören, aber nicht das primäre kontrollierte Dokument sind; Verwenden Sie Child-Dokumentformulare, wenn das betreffende Element ein eigenes kontrolliertes Dokument, ein generiertes Formular und einen unabhängigen Datensatzverlauf benötigt.
Edit und Collaboration
Öffnen Sie das Dokument in ONLYOFFICE, um unterstützte Office-Dateien im Browser zu bearbeiten. Co-Authoring, Kommentare und Track-Änderungen können entsprechend den Berechtigungen des Editors und Dokuments verwendet werden. FlinkISO behält den kontrollierten Datensatz um die Datei herum und zeichnet Änderungen in seinem Verlauf auf.
Dokumentenhistorie
Verwenden Sie den Dokumentänderungsverlauf und die Versionssteuerelemente, um zu sehen, was sich geändert hat und wann. Genehmigungs- und Veröffentlichungsentscheidungen bleiben Teil des Datensatz-Workflows und werden nicht nur in der Office-Datei gespeichert.
